Det här är ett räkneexempel. Siffrorna är påhittade för att visa metoden. Byt ut dem mot era egna innan ni fattar beslut.

Vad ett event faktiskt kostar

Räkna ihop hela kostnaden. Lokalhyran är sällan hela summan. Lägg till teknik, catering, material och den interna tiden som läggs på planering och genomförande. Säg att totalkostnaden landar på 300 000 kronor, inklusive uppskattad intern arbetstid.

Vad en affär är värd

Ni behöver veta vad en genomsnittlig affär är värd för er, för att veta om eventet var värt kostnaden. Säg att en ny affär i snitt ger 100 000 kronor i täckningsbidrag över kundens livstid. Då behöver eventet generera minst tre affärer för att gå jämnt upp. Innan någon vinst räknas in.

Vad som faktiskt krävs för att nå dit

Säg att eventet lockar 150 besökare. En normal konverteringsgrad från eventbesök till affär ligger långt under hundra procent. Det gör tydligt att eventet i sig sällan räcker. Vad som avgör om de tre affärerna faktiskt materialiseras är vad som händer efteråt. Uppföljning. Nya samtal. Att någon aktivt håller kontakten med de mest intressanta besökarna.

Var kalkylen brukar brista

De flesta som planerar ett event räknar noggrant på kostnaden i förväg. Betydligt färre sätter ett tydligt mål för hur många affärer eventet ska generera. Nästan ingen mäter det systematiskt efteråt. Utan den mätningen är det omöjligt att veta om nästa års budget ska öka, minska, eller läggas på något helt annat.

Räkna på ert eget event

Ta er senaste eventkostnad, inklusive intern tid. Dela den med värdet av en genomsnittlig affär. Resultatet är antalet affärer eventet behövde generera för att gå jämnt upp. Jämför sedan den siffran med vad ni faktiskt vet att eventet gav. Inte vad ni tror att det gav.

Det svåra kommer efter kalkylen

Att räkna fram brytpunkten är den enkla delen. Det svåra är att bygga en rutin där varje event följs upp mot det målet. Event efter event, år efter år. Även när kalendern är full och nästa event redan kräver all uppmärksamhet.

De flesta organisationer som försöker bygga upp den uppföljningen själva tappar den efter något eller några event. Inte för att viljan saknas. Utan för att det alltid finns något mer akut att göra. Att hålla fast vid mätningen över tid, när det känns enklare att bara gå vidare, är det som skiljer de som faktiskt vet vad deras eventbudget ger från de som fortsätter gissa.