Det här är ett räkneexempel. Siffrorna nedan är påhittade för att visa hur man räknar. Byt ut dem mot era egna innan ni drar några slutsatser.

Den synliga kostnaden

Säg att en specialist med månadslön 55 000 kronor är borta i tre månader. Den uteblivna lönekostnaden blir 165 000 kronor. Så långt är matematiken enkel. Det är också den enda siffran de flesta räknar på.

Den kostnad som glöms bort

Lägg nu till det som faktiskt händer under de tre månaderna.

Räkna på hur mycket fakturerbar tid som försvinner, om rollen är kundnära. Säg att personen normalt fakturerar 120 timmar i månaden, till 1 100 kronor i timmen. Tre månader motsvarar då 396 000 kronor i utebliven fakturering. Redan här är kostnaden mer än dubbelt så hög som lönebortfallet.

Lägg sedan till övertiden hos de kollegor som täcker upp. Säg att två personer lägger fem extra timmar i veckan, i tolv veckor, till en snittkostnad av 600 kronor i timmen. Det blir ytterligare 72 000 kronor. Den kostnaden syns sällan i något Excel-ark. Men den finns.

Räkna även på förseningar. Ett projekt som skjuts en månad kan innebära att nästa faktura också skjuts en månad. Beroende på projektets storlek kan det röra sig om allt från några tiotusen till flera hundra tusen kronor.

Summan brukar överraska

Lägg ihop lönekostnad, utebliven fakturering, övertid och förseningar i vårt exempel. Summan landar runt 630 000 kronor. Det är mer än tre gånger så mycket som bara lönebortfallet.

Det är därför en vakans som ser hanterbar ut i budgeten sällan är det i verkligheten. Den som bara tittar på lönekostnaden fattar ett beslut baserat på fel siffra.

Varför det är svårt att förbereda sig

De flesta vet att en obemannad roll kostar pengar. Ändå görs sällan en riktig kalkyl innan en lösning väljs. Det beror inte på ovilja. Kalkylen kräver att någon sätter sig ner mitt i en redan pressad period, och räknar, medan allt annat pågår som vanligt.

Den som väntar med att räkna tills frånvaron redan pågår har redan förlorat den mest värdefulla tiden. Den då man fortfarande kan välja mellan flera bra alternativ.

Räkna på ert eget fall

Ta fram er egen siffra för fakturerbar tid eller producerat värde per månad. Lägg till lönekostnaden. Lägg till en uppskattning av övertid hos de som täcker upp. Multiplicera med antalet månader frånvaron förväntas pågå.

Jämför sedan den summan med vad ni normalt är beredda att lägga på att lösa problemet snabbt. Skillnaden mellan de två siffrorna säger mer om hur brådskande situationen är än vad magkänslan gör.